Effettuare la riconciliazione bancaria manualmente è veramente molto laborioso: si tratta infatti di stampare l’estratto conto di una banca e confrontarlo con la stampa della relativa scheda contabile, per periodo di tempo analoghi, spuntando i movimenti corrispondenti.
Una volta effettuata tale spunta, si devono evidenziare i movimenti che non corrispondono e memorizzarli in un apposito documento che serve a dimostrare la riconciliazione effettuata e, soprattutto, a consentire una facile riconciliazione per un periodo successivo.
Infatti la riconciliazione dei periodi successivi inizia sempre dalla spunta dei movimenti non riconciliati del periodo precedente.
Lo schema generalmente adottato per il documento di riconciliazione è il seguente:
| Riconciliazione Iban xxxx alla data xx/xx/xxxx |
| Saldo originale della Banca |
| Documenti registrati dalla Banca e non dalla Contabilità (- entrate e + uscite) |
| Saldo rettificato della Banca |
| Saldo originale della Contabilità |
| Documenti registrati dalla Contabilità e non dalla Banca (- entrate e + uscite) |
| Saldo rettificato della Contabilità |
Se la spunta è stata fatta bene entrambi i saldi finali, Saldo rettificato della Banca e Saldo rettificato della Contabilità, devono coincidere.
Nel caso in cui i saldi finali non coincidano cominciano i problemi.
Se, ad esempio, la differenza è di pochi centesimi si controllano solo le cifre decimali, oppure se la somma dei numeri che compongono la differenza è 9 o un multiplo di 9, probabilmente si tratta di una inversione di cifre.
Insomma, si cerca di utilizzare vari metodi per cercare di individuare immediatamente gli eventuali errori di spunta.
Se la riconciliazione comprendeva molti movimenti è abbastanza facile commettere errori, persino se ad effettuare la spunta sono due persone. Basta infatti una piccola distrazione perché la cosa accada.
A questo punto non rimane che ricominciare da capo e sperare che questa volta vada bene.
Il problema fondamentale è che non è possibile sapere quale movimento della banca sia stato riconciliato con il corrispondente della contabilità e viceversa, a meno che invece di una semplice spunta non sia stato utilizzato un numero per segnare i movimenti corrispondenti.
Ma anche in quest’ultimo caso occorre comunque ricontrollare il tutto fino all’individuazione dell’errore.
Naturalmente occorrono diverse ore di lavoro, in funzione del numero dei movimenti, mentre è possibile risparmiare tempo e soldi senza effettuare la riconciliazione bancaria manualmente ma utilizzando QuadraBanca.
Nel nostro sito è possibile vedere delle demo per seguire degli esempi pratici su come funziona QuadraBanca per riconciliare i movimenti in modo semplice e veloce.
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